O parque de depósitos de uma vinha é a sua principal infraestrutura produtiva. Cada cuba, depósito de aço ou barrica contém produto em diferentes etapas de elaboração, e o controlo do que existe em cada recipiente em cada momento é a base da rastreabilidade e das declarações junto do SAG.

No entanto, em muitas vinhas chilenas a gestão de depósitos é feita de forma informal: o enólogo sabe de cor o que tem cada cuba, mas essa informação não está num sistema estruturado.

Informação por depósito

Cada depósito deve ter registado:

Identificação: número ou código interno.
Tipo: aço inoxidável, betão, carvalho (barrica, foudre, tonel), PRFV, cimento.
Capacidade nominal: em litros.
Material e revestimento: epóxi, aço 304, aço 316, sem revestimento.
Localização: nave, setor.
Estado: disponível, em uso, em manutenção, abatido.

Conteúdo atual

Em cada momento, cada depósito em uso deve ter registado:

Produto: tipo (mosto, vinho), casta, vindima.
Volume atual.
Lote de elaboração.
Data do último movimento.
Análise mais recente (SO₂, AV, pH).

Movimentos entre depósitos

Todo o movimento de produto entre depósitos deve ser registado:

Tipos de movimentos

Trasfega: transferir vinho de um depósito para outro, geralmente separando borras.
Corte (blend): combinar vinho de dois ou mais depósitos num só.
Enchimento (ouillage): completar o nível de uma barrica ou depósito para evitar oxidação.
Carregamento: entrada de mosto ou vinho novo no depósito.
Esvaziamento: extração total para filtração, engarrafamento ou outra operação.

Cada movimento requer:

Data e hora.
Depósito de origem e de destino.
Volume.
Responsável (operador de adega).

Controlo de existências

O controlo de existências é a reconciliação periódica entre o que o sistema indica existir em cada depósito e o que existe realmente.

Inventário físico

Recomenda-se a realização de um inventário físico pelo menos:

No fecho da vindima: para estabelecer a base do ano.
No fecho do ano: para o balanço anual.
Antes de uma auditoria: para verificar a consistência.

O inventário é feito medindo o nível de cada depósito e calculando o volume. Em depósitos cilíndricos com régua de nível, a medição é precisa. Em lagares de betão ou barricas, a precisão é menor.

Diferenças e ajustes

Quando existe diferença entre o stock teórico (o que o sistema indica) e o stock real (o que foi medido):

Se a diferença for inferior a 1%: pode ser atribuída a imprecisão de medição.
Se a diferença estiver entre 1% e 3%: provavelmente existem movimentos não registados ou perdas não declaradas.
Se a diferença ultrapassar 3%: existe um problema sério que deve ser investigado.

Planeamento de capacidade

Conhecer o estado de cada depósito permite planear:

Antes da vindima: qual a capacidade disponível para receber mosto?
Antes de trasfegas: para onde pode ser transferido o vinho?
Antes do engarrafamento: de que depósito sai o produto e onde fica o remanescente?

Sem esta visibilidade, o planeamento é feito por tentativa e erro.

Cepaos e a gestão de depósitos

O Cepaos permite gerir o parque de depósitos completo:

Registo de cada depósito com as suas características.
Visualização do conteúdo atual em tempo real.
Registo de todos os movimentos com rastreabilidade.
Cálculo automático de existências.
Planeamento de capacidade com vista de ocupação.

Saber o que há em cada depósito não deve depender da memória do enólogo.

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Gestão de depósitos em adega: rastreabilidade de cubas e controlo de existências no Chile