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Für die Verwaltung · Einkauf, Zahlungen und Buchhaltung

Von der Lieferantenrechnung zur Buchung – ohne Tabellen dazwischen

Sie erfassen die Rechnung mit dem Original-PDF, die zuständige Person gibt sie frei, sie wird mit einem Klick gebucht und landet im Zahlungskalender mit Erinnerung vor der Fälligkeit.

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Der Einkaufsprozess

Rechnung, Freigabe, Buchung und Zahlung an einem Ort

Jeder Schritt hält fest, wer was wann getan hat. Zwischen Einkauf und Buchhaltung wird nichts von Hand abgetippt.

  1. Lieferantenrechnung

    Wird mit dem Original-PDF oder -XML als Anhang erfasst. Der Lieferant wird im selben Formular angelegt, eine doppelte Rechnung wird blockiert.

  2. Freigabe

    Regeln nach Betrag und Lieferantentyp legen fest, was freigegeben werden muss und wer per E-Mail benachrichtigt wird. Freigeben, ablehnen oder beanstanden.

  3. Buchung

    Nach der Freigabe wird mit einem Klick doppelt gebucht: Aufwand, Vorsteuer und Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.

  4. Zahlungskalender

    Fälligkeiten je Lieferant, E-Mail-Erinnerungen vor dem Termin und täglich markierte überfällige Rechnungen.

Was es löst

Was die Verwaltung jeden Tag erledigt

  • Saubere Lieferantendaten

    Steuernummer, Lieferantentyp, übliches Zahlungsziel und Land, ohne Dubletten bei der Steuernummer.

  • Freigaben mit Verlauf

    Jede Freigabe, Ablehnung oder Beanstandung landet in einem nicht änderbaren Protokoll mit Benutzer und Datum.

  • Buchen ohne Abkürzungen

    Fehlt ein Konto, wird die Buchung nicht erfunden: Das System sagt, was einzurichten ist. Die Vorsteuer wird nie zu den Kosten addiert.

  • Teilzahlungen und Gutschriften

    Jede Zahlung aktualisiert den Saldo und erzeugt eine Buchung im Entwurf zur Prüfung. Lieferantengutschriften mindern die Verbindlichkeit.

  • Kontenrahmen je Land

    Kontenpläne für Argentinien, Chile, Uruguay, Mexiko, Brasilien, die USA, Spanien (PGC), Frankreich (PCG), Deutschland (SKR03/SKR04), Italien und Portugal, vom Weingut anpassbar.

  • Hauptbuch, Saldenliste und GuV

    Hauptbuch, Summen- und Saldenliste und Gewinn- und Verlustrechnung, mit CSV-Export.

Kostenlose Rechner

Schnell gerechnet, ohne Registrierung

Die öffentlichen Rechner von Cepaos für die Zahlen, die über die Verwaltung laufen.

  • Kosten pro Flasche

    Kosten pro Liter und pro Flasche aus Trauben, Betriebsmitteln, Arbeitszeit, Fass, Ausstattung und Fixkosten, mit Preisvorschlag für Ihre Marge.

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  • Schweizer Weinhandelskontrolle

    Bestandsmeldung für die Schweizer Weinhandelskontrolle.

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Fragen aus der Verwaltung

Stellt Cepaos die Rechnungen aus?

Nein. Der Einkauf erfasst die vom Lieferanten ausgestellten Rechnungen und bewahrt die Originaldatei auf. Cepaos integriert und gleicht ab; das Steuerdokument gehört immer dem Aussteller.

Lässt sich die Rechnung automatisch aus einem PDF oder einer E-Mail auslesen?

Derzeit wird die Eingangsrechnung von Hand erfasst, mit dem Original-PDF oder -XML als Anhang. In Italien werden die über SDI empfangenen Rechnungen bei verbundenem PEC-Postfach automatisch importiert.

Was ist mit Rechnungen in Fremdwährung?

Die Buchung speichert die Belegwährung, die funktionale Währung des Weinguts und den Wechselkurs. Fehlt der Kurs, bleibt der Entwurf gesperrt, bis jemand ihn einträgt: Er wird nie erfunden.

Kann ich die Buchhaltung an meine Steuerkanzlei übergeben?

Ja: Hauptbuch, Saldenliste und GuV lassen sich als CSV exportieren. Je nach Land gibt es zudem Exporte für DATEV (Deutschland und Österreich), BMD und RZL (Österreich) sowie Abacus und bexio (Schweiz).

Sehen Sie den Einkaufsprozess mit Ihren Lieferanten

In der Demo verfolgen wir eine Rechnung von der Erfassung bis zur Zahlung.

Freigaberegeln und den Kontenrahmen Ihres Landes richten wir gemeinsam mit Ihnen ein.

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