Pourquoi (Why important)
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Umsätze in Deutschland elektronisch fakturiert werden — das Wachstumschancengesetz hat die EU-Richtlinie 2014/55 in deutsches Recht überführt. Eine elektronische Rechnung ist nur dann gültig, wenn sie in einem strukturierten XML-Format vorliegt (XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit eingebettetem PDF/A-3 oder reines Factur-X). Eine herkömmliche PDF-Rechnung gilt seit 2027 (Ende der Übergangsfrist) als „sonstige Rechnung" und berechtigt den Empfänger nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Für Weingüter heißt das : jede Rechnung an Großhändler, Gastronomie, Hotellerie und Einzelhandel in Deutschland muss strukturiert ausgestellt werden.
Prérequis (Prerequisites)
- Buchhaltungs- oder ERP-System mit ZUGFeRD/Factur-X 2.x Generator
- Stammdaten der Rechnungsempfänger mit Leitweg-ID (Behörden) oder Umsatzsteuer-ID (B2B)
- GoBD-konforme Archivierung mit Hash-Wert-Sicherung
- Steuerschlüssel-Mapping (USt 7 %, 19 %, steuerfrei innergemeinschaftlich, Drittland)
- E-Mail-Postfach mit SPF/DKIM/DMARC für den Versand der Rechnungen
Étapes (Step-by-step)
- Profil auswählen — Für die meisten Weingut-Rechnungen reicht ZUGFeRD 2.3 Profil BASIC oder EN16931. Bei sehr komplexen Lieferketten (mit mehreren Zwischenlagerorten und Konsignationslager) ist das Profil EXTENDED erforderlich.
- XML-Generierung — Bei jeder Rechnungserstellung werden die strukturierten Daten (Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer-USt-ID, Käufer-USt-ID, Positionen, Steuerschlüssel, Gesamtbetrag) als XML codiert. Cepaos generiert eine konforme Datei nach EN 16931 und der deutschen Erweiterung CIUS.
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML — Das XML wird in ein PDF/A-3 eingebettet (Hybridformat). Der Empfänger sieht die Rechnung wie gewohnt visuell, sein ERP-System extrahiert die XML-Daten automatisch.
- Versand und Empfang — Die Hybrid-Datei kann per E-Mail (mit S/MIME-Signatur empfohlen) oder über eine zentrale Plattform (Mercurius, B2B-Portal) versendet werden. Eine Pflichtplattform wie in Frankreich gibt es in Deutschland nicht.
- Archivierung 10 Jahre — Speichern Sie die XML- und PDF/A-3-Dateien gemäß GoBD revisionssicher : Originaldatei + Hash-Wert + Zeitstempel. Bei einer Betriebsprüfung muss der Auditor die Datei innerhalb von Stunden auslesen können.
FAQ
Q: Kann ich noch herkömmliche PDF-Rechnungen versenden?
A: An Privatkunden (B2C, Hofverkauf, Weinprobe, Internet-Bestellungen ohne USt-ID) ja, dauerhaft. An B2B-Empfänger nur bis Ende 2026 für Kleinunternehmer, danach ist die strukturierte E-Rechnung Pflicht. Empfangen müssen Sie elektronische Rechnungen aber schon seit 1. Januar 2025.
Q: Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
A: XRechnung ist das reine XML-Format ohne PDF, das vor allem für Behörden vorgeschrieben ist. ZUGFeRD ist das Hybridformat mit XML + visuellem PDF und wird im B2B-Bereich bevorzugt. Beide erfüllen die EN-16931-Norm. Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und vollständig interoperabel.
Q: Was passiert, wenn die XML-Datei einen Fehler enthält?
A: Das ERP des Empfängers lehnt die Rechnung beim Import ab. Sie müssen eine Korrekturrechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ausstellen. Eine Stornierung allein ohne XML-Korrektur reicht für den Vorsteuerabzug nicht aus.