Qué es el balance de existencias

El balance de existencias es la conciliación entre los litros registrados en el libro de bodega y el stock físico real. El INV exige este control de forma mensual y anual. Es uno de los documentos más auditados porque permite detectar diferencias entre lo declarado y lo que efectivamente hay en bodega.

Como Cepaos calcula el balance

Cepaos construye el balance automáticamente a partir de los movimientos del libro de bodega:

Existencia inicial (litros al inicio del periodo)

+ Ingresos (cosecha, compras, transferencias recibidas)

Egresos (despachos, ventas, transferencias enviadas)
Mermas (fermentación, trasvase, evaporación, borras)

= Existencia final calculada

La diferencia entre la existencia final calculada y el stock físico inventariado es la diferencia de inventario, que debe estar dentro de márgenes aceptables.

Paso a paso

1. Acceder al reporte

Desde el sidebar, anda a Reportes > Balance de existencias.

2. Seleccionar periodo

Elegir el periodo del balance:

Mensual: del 1 al último día del mes.
Anual: del 1 de marzo al 28/29 de febrero (campaña vitivinícola).
Personalizado: rango de fechas a elección.

3. Revisar el desglose

Cepaos muestra el balance desglosado por:

Variedad: Malbec, Cabernet Sauvignon, Torrontés, etc.
Tipo de producto: vino, mosto, jugo, grapa.
Color: tinto, blanco, rosado.

Cada fila muestra existencia inicial, ingresos, egresos, mermas y existencia final.

4. Cargar inventario físico

Para completar la conciliación, hace clic en Cargar inventario físico. Ingresa los litros reales medidos en cada vasija. Cepaos calcula automáticamente la diferencia con el stock teórico.

5. Revisar diferencias

Si hay diferencias significativas, el sistema las resalta en amarillo (diferencia menor al 2%) o rojo (mayor al 2%). Las causas más comunes son:

Mermas no registradas.
Mediciones imprecisas en vasijas irregulares.
Movimientos sin asentar.

6. Exportar el balance

Hace clic en Exportar. Opciones disponibles:

PDF formato INV: con el layout que el organismo espera ver en una auditoría.
CSV: para procesamiento externo o importación al SIAC.
Excel: para análisis interno con tablas dinámicas.

Recomendaciones para que el balance cierre

Registra mermas siempre: borras, evaporación, derrames. Si no las cargas, tu balance nunca va a cerrar.
Medí vasijas regularmente: al menos una vez por mes, especialmente barricas donde la evaporación es mayor.
Asenta todos los movimientos en el día: los movimientos retroactivos generan inconsistencias temporales.
Usa el factor de conversión correcto: un factor incorrecto produce diferencias sistemáticas entre kilos y litros.

Preguntas frecuentes

¿El INV acepta el PDF de Cepaos como balance oficial?

El PDF contiene toda la información que el INV requiere. Consulta con tu delegación local sobre el formato de presentación específico.

¿Puedo generar balances parciales durante el mes?

Sí. Podés generar un balance a cualquier fecha para control interno sin que tenga carácter de presentación oficial.

¿Qué pasa si la diferencia de inventario es muy grande?

Revisa movimientos sin asentar y mermas no registradas. Si persiste la diferencia, puede indicar un problema operativo que conviene investigar.