Pourquoi (Why important)
Le registre de cave est le journal de bord obligatoire qui retrace l'ensemble des opérations œnologiques et commerciales d'un chai. Deux administrations exigent sa tenue : l'INAO pour la traçabilité du droit à l'appellation (AOP, IGP, mentions « Vieilles Vignes », « Élevé en fût de chêne ») et la DGDDI pour la matérialité fiscale des mouvements. La dématérialisation est admise depuis le décret 2019-538 dès lors que le registre est immuable, horodaté et exportable. Un registre lacunaire ou rétroactivement modifiable entraîne le retrait de l'agrément AOP et un redressement fiscal sur l'intégralité de la période non documentée.
Prérequis (Prerequisites)
- Logiciel de gestion de cave conforme (norme NF Z42-013 ou équivalent avec journal d'événements signé)
- Numéro CVI (vignoble) et numéro d'accise (chai)
- Référentiel parcellaire à jour (cadastre, ODG, INAO)
- Procédure interne de saisie sous 48 heures après chaque opération
- Sauvegarde quotidienne sur un support externe ou un service cloud auditable
Étapes (Step-by-step)
- Définir les opérations à enregistrer — Vendanges (par parcelle, cépage, date, volume), pressurage, débourbage, levurage, fermentations (alcoolique et malolactique), soutirages, collages, filtrations, assemblages, mises en bouteille, dégorgements (pour les mousseux), additions (SO₂, MCR, sucres, levures), élevage (passage en barrique, durée).
- Renseigner les champs obligatoires — Pour chaque opération : date et heure, opérateur, contenant source et destination, volume avant/après, nature de l'intervention, produit ajouté (fournisseur, lot, dose), motif (technique ou réglementaire).
- Sceller les écritures — Chaque saisie doit être signée numériquement (hash horodaté), insérée dans un journal d'événements et rendue immuable. La rectification se fait par une écriture contraire datée du jour de la correction.
- Exporter régulièrement — Au minimum à chaque clôture mensuelle, exportez un fichier PDF/A et un fichier XML/CSV de l'ensemble du registre. Ce double export est exigé en cas de contrôle.
- Archiver 10 ans — La durée légale est de 6 ans côté Douanes, mais l'INAO recommande 10 ans pour couvrir la durée de garde des grands vins et les contrôles a posteriori.
FAQ
Q : Un fichier Excel sur un poste de travail suffit-il ?
R : Non. Un classeur Excel est modifiable sans traçabilité et ne satisfait pas l'exigence d'immuabilité. Vous devez utiliser un logiciel qui scelle chaque écriture (signature, horodatage, journal d'événements).
Q : Faut-il enregistrer les dégustations à la cave et les pertes par évaporation ?
R : Oui pour les dégustations supérieures à 0,1 hl par mois (motif « dégustation commerciale » ou « contrôle qualité ») et oui pour l'évaporation des barriques (taux annuel constaté lors du soutirage). Ces sorties justifient les écarts d'inventaire mensuel.
Q : L'INAO peut-il contrôler le registre sans préavis ?
R : Oui. L'ODG ou un agent INAO peut se présenter à tout moment ouvré. Vous disposez de quelques heures pour fournir l'export PDF complet de la période demandée. Préparez à l'avance un kit d'export rapide.