À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dans un format structuré ; les grandes entreprises et les ETI devront en outre les émettre. Pour les domaines viticoles, caves coopératives et négociants, cela signifie que les factures papier et les PDF simples ne suffiront plus pour les transactions B2B domestiques.
Le format retenu par l'administration française est Factur-X, un standard franco-allemand qui combine un PDF lisible par l'humain avec des données XML lisibles par la machine. Voici ce que vous devez savoir et faire avant l'échéance.
Qu'est-ce que Factur-X
Factur-X est un format hybride de facture électronique. Chaque facture est un fichier PDF/A-3 qui contient :
Un document PDF classique : la facture telle que vous la connaissez, avec les mentions obligatoires, les lignes de produits, les montants HT et TTC, la TVA. Votre client peut l'ouvrir et la lire comme n'importe quel PDF.
Un fichier XML embarqué : des données structurées au format Cross Industry Invoice (CII) de l'ONU. Ce fichier contient les mêmes informations que le PDF, mais dans un format que les systèmes comptables peuvent lire et intégrer automatiquement.
Le standard existe en cinq profils, du plus simple au plus complet :
- Minimum : identifiants de base (suffisant pour le dépôt sur le PPF)
- Basic WL : informations de facturation essentielles, sans lignes de détail
- Basic : lignes de détail produits
- EN 16931 (Comfort) : conforme à la norme européenne, couvre l'ensemble des cas de facturation B2B courants
- Extended : informations supplémentaires (références de commande, conditions de paiement détaillées, données logistiques)
Pour la plupart des domaines viticoles, le profil Basic ou EN 16931 couvre les besoins : lignes de produits (cuvées, quantités, prix unitaires), TVA, conditions de paiement.
Calendrier et obligations
L'échéance de septembre 2026 est la première phase de la réforme de la facturation électronique en France. Le calendrier :
1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les grandes entreprises et les ETI doivent en plus émettre en format structuré et transmettre leurs données de transaction (e-reporting).
1er septembre 2027 : les PME, TPE et micro-entreprises doivent à leur tour émettre des factures électroniques et transmettre leurs données de transaction.
Pour un domaine viticole qui est une PME (moins de 250 salariés et moins de 50 M EUR de chiffre d'affaires), la date critique pour l'émission est donc septembre 2027. Mais dès septembre 2026, vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs (tonneliers, fournisseurs de bouteilles, laboratoires, prestataires logistiques).
En pratique, beaucoup de clients professionnels (cavistes, restaurateurs, GMS) anticiperont et demanderont des factures Factur-X avant l'obligation légale. Ne pas être prêt est un risque commercial.
Le PPF, les PDP, et comment ça marche
Le Portail Public de Facturation (PPF), développé par l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État), a été recentré sur deux fonctions : l'annuaire des entreprises assujetties (ouvert en septembre 2025, il indique pour chaque entreprise sa plateforme agréée et ses adresses de facturation) et le rôle de concentrateur des données de facturation et de transaction transmises à l'administration fiscale. Le PPF n'assure plus lui-même l'échange des factures entre entreprises.
Pour émettre et recevoir vos factures B2B domestiques, vous devez donc obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : un opérateur privé immatriculé par l'administration fiscale, dont la liste officielle est publiée par la DGFiP. C'est la PDP qui valide vos factures, les achemine vers le destinataire et transmet simultanément les données requises à la fiscalité.
Chorus Pro reste la plateforme de référence pour la facturation électronique du secteur public : elle sert aux factures B2G (vendeurs vers administrations publiques). Elle n'est pas utilisée pour le B2B domestique (client à client) : ce flux passe exclusivement par une PDP.
Pour un domaine viticole, l'approche standard est de générer des factures Factur-X dans son logiciel de gestion et de les transmettre via la PDP choisie.
Ce qui change pour un domaine viticole
Aujourd'hui, la facturation dans un domaine typique fonctionne ainsi : le logiciel de gestion (ou Excel) génère un PDF. Ce PDF est envoyé par e-mail ou imprimé. Le client le saisit manuellement dans sa comptabilité.
Après la réforme :
Chaque facture B2B domestique devra être au format Factur-X (ou équivalent EN 16931, UBL ou CII). Un simple PDF ne suffira plus.
Les données de transaction devront être transmises à l'administration via votre PDP. Cela inclut le montant, la TVA, les identifiants des parties.
Les factures à l'export ne sont pas concernées par l'obligation de format structuré, mais les données de transaction doivent quand même être reportées (e-reporting international).
La vente directe (caveau) aux particuliers (B2C) n'est pas soumise à la facturation électronique structurée, mais les données de chiffre d'affaires doivent être reportées via e-reporting.
Impact concret sur les opérations
Pour un domaine qui fait 60 % de vente directe et 40 % de vente professionnelle (CHR, cavistes, export), voici ce qui change :
- Les 40 % de ventes B2B France devront produire des factures Factur-X transmises via une PDP
- Les 60 % de ventes directes nécessiteront un e-reporting du chiffre d'affaires
- Les achats (fournitures, services) arriveront en format électronique, votre système doit les lire
- Les DRM et autres obligations viticoles restent séparées, Factur-X ne les remplace pas
Comment Cepaos prépare vos factures
Cepaos intègre la génération de factures Factur-X directement dans le flux de gestion du domaine :
À la commande : lorsqu'un bon de commande professionnel est validé, Cepaos génère automatiquement le bon de livraison et la facture.
Au format Factur-X Basic/EN 16931 : le PDF contient le XML embarqué. Chaque ligne produit (cuvée, millésime, volume, prix) est structurée dans les deux formats.
Avec les identifiants requis : SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, code NAF, références de commande.
Prêt pour transmission : le fichier généré peut être transmis à votre PDP.
Vous n'avez pas besoin d'un logiciel de facturation séparé. Les données de production (cuvées, lots, prix) alimentent directement la facturation. Moins de saisie, moins d'erreurs.
Les étapes pour se préparer
- Vérifiez votre statut : PME, ETI ou grande entreprise. Cela détermine votre échéance d'émission.
- Assurez-vous de pouvoir recevoir des factures électroniques dès septembre 2026. Testez avec un fournisseur.
- Choisissez un logiciel capable de générer du Factur-X : pas un simple PDF. Vérifiez que le XML embarqué est conforme.
- Immatriculez-vous auprès d'une PDP figurant sur la liste officielle de l'administration fiscale.
- Testez avant l'échéance. Envoyez une facture test à un client professionnel. Vérifiez que son système lit le XML correctement.
Ne pas attendre
Les domaines qui s'y prennent en avance bénéficient d'un avantage commercial : leurs clients professionnels préfèrent travailler avec des fournisseurs qui simplifient leur propre conformité. Être prêt avant la date limite, c'est un argument de vente.
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