Ce guide vous accompagne de la création de votre organisation Cepaos à votre première déclaration de réception mensuelle CIEL déposée. Il s'adresse à un destinataire enregistré qui reçoit du vin ou des spiritueux depuis l'Union européenne sous régime suspensif. Les étapes sont strictement identiques pour un entrepositaire agréé ou un représentant fiscal VAD, à quelques options près que nous signalons en chemin.

Comptez 45 minutes pour aller du compte vierge à la première Fiche d'activité éditée. Aucune connaissance technique requise — vous restez côté métier, Cepaos s'occupe des XML, des XSD et des compteurs réglementaires.

Prérequis — ce que vous devez avoir sous la main

Avant de commencer, rassemblez les éléments suivants. Tout est public ou sur vos documents douaniers existants :

SIREN de votre société (9 chiffres) — sur votre KBis.
Numéro d'accise délivré par la DGDDI lors de votre agrément CI — au format FRxxxxxxxxxxx (13 caractères).
Numéro de lieu de risque — au format FRLRxxxxxxxxx (13 caractères). Une cave a souvent un seul lieu de risque ; un négoce multi-sites en a plusieurs.
Direction régionale Douanes dont vous dépendez (Caen, Bordeaux, Lyon, Reims, etc.) et service gestionnaire local (ex. « Caen Alcools Et Cidriculture »).
Votre statut CI : entrepositaire agréé, destinataire enregistré, ou représentant fiscal VAD.
Votre activité CI : négoce, cave coopérative, distillateur, micro-brasseur, etc.

Pas la peine d'avoir vos certificats électroniques ou tokens d'API à ce stade — vous configurerez les credentials GAMMA2 EDI plus tard, et seulement si vous activez l'automation Wave 15 (à venir).

Étape 1 — Renseigner votre identité douanière (5 min)

Une fois connecté à Cepaos, allez dans Paramètres → CIEL / Accises. Vous arrivez sur un formulaire en deux blocs.

Bloc « Identité opérateur » — vous saisissez :

SIREN, numéro d'accise, numéro de lieu de risque
Direction régionale Douanes, service gestionnaire
Statut CI (menu déroulant : Entrepositaire agréé / Destinataire enregistré / Représentant fiscal VAD)
Activité CI (menu déroulant : ~15 choix DGDDI standards)

Bloc « Modalités fiscales » — vous choisissez :

Modalité liquidative : Échéance Mensuelle, EAUP (Échéance Annuelle Unique de Paiement — viticulteurs 10 sept, négoces 10 jan), ou DRA (Déclaration Récapitulative Annuelle).
Crédit de paiement : Crédit de liquidation (recommandé pour reculer l'échéance) ou Pas de crédit.
Dispense de garantie : cochez si votre risque fiscal annuel est inférieur au plafond 22 881 € pour 2026. Cepaos vérifie automatiquement votre éligibilité quand vous générerez la Fiche d'activité.

Cliquez Enregistrer. Un message de confirmation vert apparaît. Votre organisation est désormais reconnue par les modules CIEL/GAMMA2 du logiciel.

> Astuce : si vous avez plusieurs lieux de risque (ex. négoce avec entrepôts à Bordeaux et Lyon), créez un compte par lieu — la DGDDI raisonne lieu de risque par lieu de risque.

Étape 2 — Enregistrer votre première réception (10 min)

Quand une livraison sous suspension arrive — palette de spiritueux espagnols, vrac italien en citerne, caisses de Champagne en mouvement EMCS interne — vous l'enregistrez dans Cepaos pour démarrer le compte à rebours réglementaire de 5 jours ouvrés.

Allez dans Conformité → CIEL / Accises → Apurement → Enregistrer une réception. Le formulaire vous demande :

ARC du DAE (Administrative Reference Code, 21 caractères, sur le document de l'expéditeur)
Titre : DAE, DES ou MVV (sélectionnez en menu)
Expéditeur : numéro TVA + pays (ES, IT, DE, etc.)
Volume reçu en hectolitres
Code produit EMCS (ex. W200 vins tranquilles, S200 spiritueux ; le menu vous propose la liste DGDDI complète)
Date d'expédition et date de réception physique

Validez. Cepaos enregistre la ligne, calcule automatiquement la date limite d'apurement (réception + 5 jours ouvrés, en excluant samedis/dimanches), et affiche le DAE sur votre tableau de bord avec un compte à rebours en vert.

> Astuce : si la réception physique présente une anomalie (volume manquant, scellés brisés, document non conforme), notez-la dans le champ « Observations ». Vous pourrez basculer en réception partielle ou réception refusée à l'étape suivante.

Étape 3 — Apurer le DAE sur GAMMA2 (3 min)

Avant l'expiration des 5 jours ouvrés, vous devez transmettre à GAMMA2 l'accusé de réception (message IE818 du système EMCS). Cepaos vous mâche le travail.

Ouvrez la fiche du DAE concerné, cliquez Apurer ce DAE. Vous choisissez le code conclusion :

1 — Accepté : tout est conforme, scellés intacts, volume exact.
2 — Refusé : non-conformité totale (mauvais produit, mauvais destinataire, doc invalide). Vous devez aussi indiquer un motif.
3 — Réception partielle : volume reçu inférieur au volume DAE (manquant).
4 — Excédent : volume reçu supérieur au volume DAE (surplus).

Cepaos génère immédiatement le fichier XML IE818 (namespace urn:publicid:-:EC:DGTAXUD:EMCS:PHASE4:IE818:V3.13), strictement conforme aux schémas DG TAXUD. Vous le téléchargez d'un clic et vous le déposez sur le téléservice GAMMA2 via DTI+ EDI, ou vous le confiez à votre prestataire EDI (Akanea, Sicleor, etc.) qui l'injecte pour vous.

Une fois GAMMA2 retourne l'accusé positif, vous revenez sur Cepaos et marquez le DAE comme Apurement transmis. Le compte à rebours disparaît du tableau de bord.

> En détail : pour comprendre les enjeux du délai 5 jours ouvrés, consultez notre article Logiciel apurement DAE 5 jours ouvrés qui détaille la requalification fiscale en cas de dépassement.

Étape 4 — Déposer la déclaration de réception mensuelle CIEL (15 min, une fois par mois)

Au cours du mois, vous accumulez vos réceptions dans Cepaos. Le 1er du mois suivant, vous générez la déclaration récapitulative à déposer sur CIEL avant le 10 minuit.

Allez dans CIEL / Accises → Déclarations de réception → Nouvelle déclaration. Sélectionnez la période (mois + année). Cepaos propose deux modes :

Mode pré-rempli (recommandé) : Cepaos agrège automatiquement toutes les réceptions de la période, ventilées par catégorie fiscale (VCPH, Boissons fermentées & Produits intermédiaires, Alcools, Bières). Vous validez les lignes proposées.
Mode manuel : vous saisissez ligne par ligne (utile pour des produits non couverts par les DAE GAMMA2, comme des embouteillages domestiques).

Pour chaque ligne, Cepaos applique en temps réel :

Le tarif principal 2026 (publié au Bulletin Officiel des Douanes N° 7614)
La Cotisation Sécurité Sociale automatique si le TAV dépasse 18 % vol. (cf. notre guide Cotisation sécurité sociale alcool plus de 18 %)
La taxe Premix si vous avez coché l'attribut sur le produit (cf. Code Premix taxe explication)
Le tarif réduit petites brasseries si vous êtes sous 200 000 hl de production annuelle

Le total des droits dus s'affiche à l'euro près. Cliquez Générer le XML DTI+. Cepaos produit le fichier au format CIEL (schéma XSD DGDDI en vigueur). Vous l'uploadez sur le téléservice CIEL en deux clics — ou vous le confiez à votre prestataire EDI.

> En détail : la structure complète du XML CIEL est décrite dans DTI+ XML CIEL exemple.

Étape 5 — Éditer la Fiche d'activité CI (8 min, une fois par an ou à la demande)

Que ce soit pour solliciter votre agrément initial ou pour la mise à jour annuelle, vous éditez votre Fiche d'activité depuis CIEL / Accises → Fiche d'activité → Générer le PDF.

Cepaos calcule automatiquement :

Votre risque fiscal annuel sur la période de référence pertinente (projection 12 mois si vous démarrez votre activité depuis moins de 8 mois, moyenne réelle sinon — voir le cas pratique DGDDI §17).
Votre éligibilité à la dispense de garantie (seuil 22 881 € pour 2026).
Les incohérences bloquantes : représentant fiscal VAD sans crédit de liquidation, dispense annulée par centralisation, etc.

Si Cepaos détecte un blocage, il affiche un encadré rouge avec l'explication. Vous corrigez votre configuration et regénérez. Une fois propre, le PDF A4 sort prêt à imprimer, signer, et envoyer à votre service gestionnaire.

> En détail : un exemple complet de Fiche d'activité CI bloc par bloc, commenté.

Étape 6 — Activer les alertes quotidiennes (1 min)

C'est notre filet de sécurité. Allez dans Paramètres → Notifications. Cochez :

DAE en retard d'apurement : alerte e-mail le jour J et J-1.
Rappel déclaration mensuelle CIEL : alerte e-mail du 5 au 10 du mois suivant si rien n'a été déposé.

Cochez votre adresse e-mail comme destinataire (par défaut, l'adresse du gérant — rôle Propriétaire). Validez. C'est fini.

Chaque matin à 7 h 00 (heure de Paris), Cepaos contrôle silencieusement l'état de vos déclarations et de vos apurements. Si rien à signaler, vous ne recevez rien. Sinon, vous recevez un e-mail récapitulatif clair, avec les ARC concernés, les volumes, les dates limites, et un lien direct vers la fiche à régulariser.

Cas pratique 1 — Destinataire enregistré, petit négoce, importation espagnole

Marie-Hélène gère un petit négoce normand qui reçoit chaque mois 3 à 4 palettes de spiritueux depuis l'Andalousie. Risque fiscal annuel ~12 000 €, soit en-dessous du plafond de dispense de garantie 2026.

Son routine mensuelle :

À chaque livraison (3-4 fois/mois), elle enregistre la réception dans Cepaos (5 min/livraison).
Elle apurer chaque DAE le jour même via Cepaos → IE818 envoyé à GAMMA2 dans la journée.
Le 2 du mois suivant, elle ouvre la déclaration pré-remplie, vérifie les 4 lignes, valide. XML CIEL généré, déposé sur le téléservice en 5 minutes.
Le 10, elle vérifie le débit DGFiP sur son compte bancaire.

Total temps mensuel : ~45 minutes (avant Cepaos : ~4 heures avec un tableur Excel et copier-coller).

Cas pratique 2 — Entrepositaire agréé, cave coopérative en EAUP

Domaine de la Vallée est une cave coopérative occitane qui choisit la modalité EAUP (échéance unique le 10 janvier). Elle reçoit peu de produits suspendus (quelques mouvements internes) mais gère son risque accise sur sa propre production embouteillée.

Sa routine :

Lors de chaque embouteillage de gros volume, elle enregistre la mise à la consommation dans Cepaos.
Pas de déclaration mensuelle CIEL — sa cadence est annuelle.
Le 5 janvier, elle ouvre la DRA pré-remplie sur 12 mois, vérifie, valide, dépose.
Cepaos rappelle la Fiche d'activité de mise à jour annuelle en janvier.

Total temps annuel : ~3 heures.

FAQ — questions fréquentes pendant l'onboarding

Mon numéro d'accise est au format différent. Cepaos accepte ?

Le format DGDDI officiel est FR + 11 chiffres = 13 caractères. Si votre numéro a un format ancien (avant 2014), contactez votre service gestionnaire pour une mise à jour. Cepaos valide strictement le format actuel.

J'ai plusieurs lieux de risque. Une seule organisation Cepaos ?

Non — créez une organisation Cepaos par lieu de risque, car la DGDDI raisonne lieu par lieu et exige une Fiche d'activité distincte par lieu.

Je n'ai pas encore de numéro d'accise — je peux quand même utiliser Cepaos ?

Oui. Vous saisissez les autres champs et vous éditez la Fiche d'activité avec votre demande d'agrément. Le numéro d'accise vous sera attribué par la DGDDI après instruction.

Et si je préfère que mon prestataire EDI Akanea/Sicleor s'occupe de l'envoi GAMMA2/CIEL ?

Cepaos génère le XML, vous récupérez le fichier, vous l'envoyez à votre prestataire. Vous gardez le confort de calcul automatique et de garde-fou métier. C'est la configuration recommandée si vous travaillez déjà avec un partenaire EDI.

Je travaille avec un expert-comptable qui gère mes accises. Il peut accéder à Cepaos ?

Oui — créez-lui un accès Conseiller (lecture + export). Il consulte vos déclarations, télécharge les XML et PDF, sans pouvoir modifier votre configuration.

Que se passe-t-il si je dépasse les 5 jours ouvrés d'apurement ?

La DGDDI considère légalement que la livraison n'a jamais eu lieu côté expéditeur. Conséquence : requalification fiscale, pénalités, et risque de retrait d'agrément en cas de récidive. Cepaos vous protège avec l'alerte J-1 et le marquage automatique des DAE en retard.

Ce qui arrive ensuite (roadmap visible)

La version actuelle de Cepaos couvre toute la chaîne réglementaire avec une saisie minimale. Notre roadmap publique annonce trois automatisations qui élimineront encore la saisie restante :

Auto-ingestion des DAE entrants : connexion à votre flux GAMMA2 EDI (via le partenaire de votre choix), les DAE apparaissent pré-chargés dans Cepaos sans saisie.
Auto-préfilage CIEL : la déclaration mensuelle pré-remplie à partir des réceptions du mois, vous validez en 30 secondes.
Mandat SEPA B2B guidé : assistant pour la signature du mandat sur impots.gouv.fr et suivi automatique des débits.

Le pitch : Cepaos est le seul logiciel viticole français où vous n'écrivez jamais une ligne pour la DGDDI. Tout entre seul, tout sort seul, tout se paye seul.

Pour aller plus loin

Demandez une démo guidée par notre équipe sur cepaos.com/fr-FR/contact. Vous serez configuré et opérationnel en moins d'une heure, avec une déclaration de réception prête à déposer dans la foulée.