Guia de evaluacion 2026
Un marco de evaluacion neutral con 8 categorias y las preguntas concretas que tienes que hacer a cualquier proveedor antes de firmar.
La mayoria de bodegas que se sientan a evaluar software lo hacen presionadas: una inspeccion AEAT que salió mal, una hoja de calculo que se rompió en plena vendimia, un cambio regulatorio del SII que pilló al equipo a contrapie. En esa situacion es facil firmar el primer contrato que parece resolver el dolor inmediato y descubrir, seis meses despues, que el sistema no modela lo que de verdad hace tu bodega.
El mercado tiene de todo: plataformas heredadas que se siguen vendiendo con licencias perpetuas y mantenimientos del 20% anual, herramientas modernas pensadas para garages de Napa que no entienden la realidad de un Consejo Regulador español, y ERPs genericos que ofrecen un módulo vitivinicola que es en realidad una plantilla de stock por SKU. Cada categoria tiene su sesgo, y ninguna es buena per se para todas las bodegas.
Esta guia no compara fabricantes. Compara preguntas. Las ocho categorias que siguen son el marco que uses para entrevistar a cualquier proveedor — incluido Cepaos — y decidir con datos en vez de con folletos. Reservate al final una sección para ver como encaja Cepaos en ese mismo marco, sin disfraces de comparativa.
Marco de evaluacion
Usa este marco con cualquier proveedor — el nuestro incluido. Si una categoria queda vaga en la demo, esa es informacion suficiente para tomar la decision.
¿El sistema genera el libro de movimientos en el formato exacto que pide tu Consejo Regulador? ¿Soporta DOP, DO, IGP y vinos sin indicacion geografica con reglas distintas? ¿Como se reportan los movimientos a la AICA si la bodega entra en el ambito? Si la respuesta involucra plantillas Excel intermedias, no es trazabilidad real: es una capa de maquillaje.
Pide al proveedor que te ensene, en un caso real, como se sigue una uva desde la parcela hasta una contraetiqueta concreta. ¿Que pasa cuando un lote se corta con tres origenes distintos? ¿Y cuando se fracciona en 750 ml, magnum y bag-in-box? Si el demo se atasca o necesita acceso a la base de datos por SQL, ese sistema no tiene trazabilidad — tiene tablas.
Cosecha, despalillado, fermentacion, trasiegos, crianza, corte, clarificacion, filtracion, embotellado. Cualquier software serio modela esos pasos como eventos de stock con merma, no como notas en un campo de texto. Pregunta como se registra una merma de filtracion, como se asigna SO2 libre y total por lote y como se cierra una vendimia al ultimo trasiego del ano.
Si exportas, necesitas multi-divisa real, soporte para listas de precios por mercado, certificados de exportacion firmados digitalmente y la capacidad de generar packing lists y proformas en el idioma del comprador. Algunas plataformas heredadas siguen pidiendo que mantengas un Excel paralelo en USD para los importadores: eso ya no es aceptable en 2026.
Las integraciones contables son donde mas se nota la diferencia entre software bodeguero y plantilla. Pide demos en vivo del envio a SII, de la generacion de Facturae para licitaciones publicas y del conector Verifactu cuando empiece a ser obligatorio. Si la integracion es 'export a CSV y subir a mano', el proveedor lo esta vendiendo como integracion sin serlo.
Suscripcion mensual o anual vs licencia perpetua. Por volumen elaborado, por usuario, por bodega, o tarifa plana. Cada modelo tiene su trampa: los perpetuos esconden el coste de mantenimiento, los por usuario penalizan equipos grandes, los por volumen castigan el crecimiento. Pide la proyeccion de coste total a 5 anos asumiendo dos escenarios: estable y crecimiento del 30%.
Una bodega artesanal puede entrar en produccion en 1-2 semanas. Una bodega mediana, en 4-6. Si te prometen 'go-live en 48 horas' con historial migrado, desconfia: la migracion seria requiere mapeo de codigos de parcela, plan de cuentas y reglas del Consejo Regulador. Verifica horario de soporte, idioma, SLA real y si el primer mes incluye sesiones de acompanamiento.
¿Donde se alojan los datos? Si es UE, ¿quien es el subprocessor? ¿Hay un DPA disponible? ¿Como se exporta tu base completa el dia que decides irte? La propiedad del dato es del bodeguero, no del proveedor — pero el RGPD solo es util si el proveedor lo cumple en la practica. Pide su listado de subprocessors actualizado y politica de retencion.
No te pedimos que confies en una comparativa. Te pedimos que apliques el marco de las 8 categorias y verifiques cada respuesta en una demo en vivo con tus datos.
Libro de movimientos generado al instante en el formato del Consejo Regulador. Lote a lote desde parcela hasta contraetiqueta, incluyendo cortes multi-origen y fraccionamientos en formatos distintos.
Envio directo al SII para sujetos pasivos en regimen, generacion de Facturae para licitaciones y conector Verifactu listo para el calendario de obligatoriedad. Sin doble carga, sin CSV intermedios.
Precio mensual transparente publicado en la web por mercado. Sin mantenimiento del 20% anual, sin coste por usuario adicional, sin penalizacion por volumen. Lo que ves es lo que pagas.
Migracion asistida desde Excel u otro sistema en los primeros 30 dias sin coste extra. Acompanamiento real con sesiones agendadas, no una direccion generica de soporte.
Evita contratos con permanencias largas sin clausulas de salida, licencias perpetuas sin coste claro de mantenimiento, y proveedores que no garanticen exportacion completa de tus datos en formato abierto. Pide siempre por escrito quien es el propietario de los datos y como se exportan en caso de cancelacion.
Una bodega artesanal suele estar operativa en una o dos semanas. Bodegas medianas con 200-500 depositos completan la puesta en marcha en 3-5 semanas. Bodegas con varias unidades productivas o integraciones contables complejas pueden tardar entre 6 y 12 semanas. Desconfia de promesas de 'go-live en 24 horas' si tienes historial real para migrar.
La licencia perpetua se paga una vez pero suele requerir un mantenimiento anual del 18-22% para actualizaciones y soporte. La suscripcion mensual incluye actualizaciones, soporte y backups en el precio. Para bodegas con menos de 1.000.000 L/ano la suscripcion suele salir mas barata a 5 anos y evita la deuda tecnica de versiones antiguas.
Si vendes desde Espana y facturas por encima del umbral del SII, si. La factura electronica B2B sera obligatoria progresivamente en Espana via Verifactu y el reglamento de factura electronica. Un software que no integra estos canales obliga a doble carga y aumenta el riesgo de inconsistencias entre el libro de movimientos y los libros fiscales.
Exige en el contrato derecho a exportar todos tus datos en CSV o JSON, incluyendo movimientos, lotes, depositos, analiticas y facturacion. La portabilidad esta cubierta por el RGPD pero la calidad del export depende del proveedor. Pide un export de prueba durante la evaluacion y verifica que se pueda volver a importar en otro sistema.
Pide referencias de bodegas activas en tu denominacion de origen. Que el proveedor te muestre como se genera el libro de movimientos, las contraetiquetas y los aforos en el formato exacto que tu consejo regulador acepta. Las DOPs no homologan software, asi que la responsabilidad sobre el cumplimiento es siempre del bodeguero.
PRECIOS TRANSPARENTES
Desde 19 €/mes
Plan Boutique 149 €/mes
14 dias gratis, sin tarjeta. Migracion desde Excel incluida. Aplicamos el mismo marco que acabas de leer y respondemos a cada una de las 8 categorias con tu propio caso.
Empezar prueba gratuita