Muitas adegas começaram por gerir a sua produção com Excel. E durante algum tempo, funcionou. Mas existe um ponto de rutura em que as folhas de cálculo deixam de ser uma solução e se tornam num problema.
Quando o Excel funciona
O Excel é razoável para adegas que:
- Processam menos de 500.000 kg de uva por ano.
- Têm 1-2 pessoas responsáveis pelos dados.
- Não exportam ou exportam volumes mínimos.
- Têm menos de 30 depósitos.
- Não operam clube de vinhos nem enoturismo significativo.
Quando deixa de funcionar
Mais de uma pessoa introduz dados
Duas pessoas a editar a mesma folha de cálculo geram versões conflituosas, dados sobrepostos e formatos inconsistentes.
Crescimento de volume
Com mais de 1 milhão de kg de uva, os registos diários de vindima ultrapassam o que uma folha de cálculo consegue gerir confortavelmente.
Exportação com documentação exigente
Compor um dossier de rastreabilidade a partir de folhas dispersas pode demorar dias. Com um sistema, minutos.
Auditorias
Quando é necessário demonstrar consistência de dados, 15 ficheiros Excel com formatos diferentes são um problema.
Cálculo de custos reais
Cruzar dados de vinha, adega, consumíveis e custos gerais em folhas separadas produz estimativas, não dados.
Custos ocultos do Excel
- 15-25 horas/mês de introdução manual de dados.
- 8-15 horas/mês para preparar declarações.
- Dias de trabalho para reunir documentação de exportação.
- Erros acumulados que se descobrem tarde.
- Oportunidades perdidas por falta de resposta rápida.
O que avaliar num software
- Concebido para a vitivinicultura (não um ERP genérico).
- Rastreabilidade completa desde a vinha até à garrafa.
- Velocidade de introdução de dados: útil durante a vindima.
- Acesso a partir de qualquer dispositivo.
- Suporte em português.
- Custo razoável para a dimensão da adega.
Cepaos para adegas portuguesas
O Cepaos foi concebido para adegas ibero-americanas. Compreende a vindima, os depósitos, as denominações de origem e os requisitos regulatórios. A migração a partir do Excel é assistida.
Quando o Excel começar a dar trabalho, experimente o Cepaos.
> Cepaos: Se quiser experimentar o Cepaos como parte dos founding members, consulte os requisitos do programa.
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